DSC 0169-700px

Skenkelsø, 07. august 2018

Privatlivspolitik for Ølstykke Historiske Forening

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling,

Gennemgående for vores databehandling er, at vi behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, som er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ølstykke Historiske Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Kontaktoplysninger: Den til enhver tid siddende kasserer og evt. hjælper.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er især

  • Foreningens berettigede interesse i behandling af dine oplysninger.
  • At det er nødvendigt for at opfylde aftalen med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene

Formål med behandling af medlems-/frivilligoplysninger

  • Foreningens medlemshåndtering herunder kontingent opkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt (eks. Medlemsbladet)
  • Administration af din relation til os

Behandling af personoplysninger

Vi behandler kun almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, mailadresse og telefonnummer. Alle oplysninger er givet af dig i forbindelse med din indmeldelse i foreningen eller som frivillig hjælper.

Vi behandler kun dine medlems/frivillig oplysninger på baggrund af legitime interesser som

  • Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
  • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen og ved foreningens arrangementer, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som frivillig.

Medlemmer

  • Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra medlemskabet ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
  • Bogføringsbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår som bilaget drejer sig om.

Frivillig i foreningen

Vi vil opbevare dine personoplysninger fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige personoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som frivillige til statistik og lignende, så længe de har en historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at rette henvendelse til os. Hvis du f.eks henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi om betingelserne er opfyldte og gennemfører retning eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed (f.eks Datatilsynet)

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.